Como ser mais produtivo em 2013

Estás por conta própria?

Usa a Ciência para seres BASTANTE mais produtivo em 2013

ser mais produtivo usando a nossa mente

Se estás por conta própria (como freelancer ou empresário), há poucos termos que se aplicam melhor do que tempo é dinheiro. É bom que encares o tempo como um recurso importante, porque ele é. Não me farto de dizer isto:

Podemos ganhar e perder muito dinheiro, mas o tempo estamos sempre a perdê-lo

Quando trabalhas por conta própria, há várias coisas que tens de pôr em ordem a menos que te queiras arriscar a afundar o teu projeto ou o teu negócio. As obrigações do dia a dia podem incluir, dependendo da tua indústria:

  • Tratar de trabalhos para os clientes
  • Andar atualizado em relação às tuas finanças
  • Crescer o teu negócio ou a tua marca pessoal (tu como pessoa)
  • Melhorar as tuas competências ou o teu produto
  • E aproveitar a vida (que isto não é só trabalho)

Existe uma série de ferramentas que supostamente nos podem ajudar na produtividade, mas não as vou mencionar aqui para não perdermos tempo a saber trabalhar com uma ferramenta ou com um método que na verdade nos vai fazer perder mais tempo do que o fizéssemos por nós mesmos sem a ajuda dela.

A produtividade não é ter 20 listas de afazeres, ou aplicativos com cronometragem e que faz sincronia entre os calendários nos aparelhos móveis.

Em vez disso, a verdadeira produtividade é acolher as forças e fraquezas da nossa cognição, e usar sistemas para ligar a nossa motivação para a aplicarmos em disciplina.

Eis um vídeo que ajuda, está em Inglês, mas se estás a ler o meu blog, exijo que tenhas sofisticação o suficiente para perceber bem Inglês ≤^.^≥

Ok, como é que podemos então usar a investigação resultante do vídeo para trabalhadores por conta própria ou freelancers? Como é que podemos ter um ano de 2013 bem produtivo?

1. Trabalha como um especialista na tua indústria

Se eu te pedisse para descreveres um dia típico de trabalho de um violinista excelente, daqueles de topo, eras capaz de imaginar um músico abandalhado com machas negras à volta dos olhos dele e com o violino sempre ao pé dele.

A verdade é que a realidade é mais estranha que a ficção de acordo com uma investigação feita pela American Psychological Association (APA), nomeadamente, Anders Ericsson, que observou sessões de prática de violinistas em vários níveis de competências (bons, ótimos, elite). Os melhores violinistas não praticavam mais frequentemente que os outros, e em média, tinham mais horas de sono por noite que violinistas inferiores.

miúdo com violino a praticar

Como é que isto é possível?

Estudos posteriores feitos pelo Anders nesta descoberta dão-nos uma resposta reveladora: os melhores violinistas estavam envolvidos em prática deliberada e eram melhores a gerir a sua energia produtiva em relação aos seus colegas.

Enquanto que os bons violinistas tinham a tendência para praticar o dia todo, os melhores (elite) segmentavam as sessões de prática em blocos de tempo.

Apesar de passarem a mesma quantidade de tempo a praticar um instrumento, os violinistas de elite passavam quase 3 vezes mais horas em prática deliberada.

os violinistas de elite passavam quase 3 vezes mais horas em prática deliberada

O mais interessante sobre esta investigação é que coincide com as descobertas de Tony Schwartz, o autor do The Power of Full Engagement, um livro que eu já “ouvi” em formato de áudio book e recomendo (eu leios os livros e ouço audiobooks todos em Inglês, na língua original deles). Dois estudos que são citados mostram que a concentração e a nossa capacidade de estar alerta podem ser melhoradas com a utilização de pequenas pausas.

Há outro estudo, dum senhor chamado Peretz Levie naquilo que é chamado o processo dos ritmos ultradianos, em que os nossos níveis de energia sobem e descem ao longo do dia.

Estes estudos e estas descobertas apontam num sentido: que a produtividade é aumentada ao termos uma sessão longa e produtiva (de cerca de 90 minutos) seguida de uma pausa planeada (de 15 minutos).

ritmo ultradiano com pausas
Ritmo ultradiano – o tempo de atividade e as pausas

Isto vem corroborar as sessões de prática dos violinistas de elite, já que eles fazem:

  1. Segmentos intensivos de prática produtiva onde energia é despendida ao máximo;
  2. Uma pausa planeada para recarregar energias e criatividade

Schwartz diz que:

Os seres humanos foram feitos para pulsar ritmicamente entre gastar e renovar energia. É assim que funcionamos melhor. manter uma reserva estável de energia – física, mentalmente e emocionalmente – requer um reabastecimento intermitente.

Não é apenas o número de horas que nos sentamos a uma secretária para determinar o valor que geramos. É a energia que trazemos para essas horas que trabalhamos.

Tentar conservar energia ao longo do dia é idiótico.

Em vez disso, devemos tentar ter segmentos produtivos que são seguidos por pausas planeadas que nos permitem ir a todo o gás para trabalharmos produtivamente.

2. A tua força de vontade vai-te atraiçoar

Todos nós procrastinamos na altura de começar grandes projetos, e isto faz parte da natureza humana.

A investigadora Janet Polivy mostrou que grandes projetos são mais passíveis de causar procrastinação porque dão-nos a oportunidade de abandonar a coisa por completo quando as coisas não correm bem.

Isto vem em linha com o conceito da depleção do ego, que revelou alguns factores interessantes no que toca à nossa força de vontade. Ela é um recurso limitado.

Como alguém que trabalha por conta própria, a maior parte das vezes não é necessário baseares-te em instruções de outrém, portanto baseares-te apenas na tua força de vontade é particularmente perigoso porque se isso falha, a casa vem abaixo.

O que fazer então?
Vários estudos indicam que nos devemos tornar menos dependentes de apenas a nossa força de vontade.

Num teste de compromisso e consistência de viciados em estupefacientes, feito pela American Psychological Association (é um segmento da população com problemas de se manterem disciplinados), os investigadores registaram a capacidade destes sujeitos da amostra neste estudo de fazer uma composição de 5 parágrafos, que tinham de assim fazer até uma certa data e hora. Eles descobriram que os viciados em estupefacientes que escreveram onde e quando eles iriam ter a composição conluída, que iriam ser mais 90% prováveis de entregar o trabalho a tempo e horas.

Estas descobertas têm uma relação importante com aquelas relacionadas com a disciplina em pessoais normais. Num estudo feito sobre a capacidade do ser humano comum de se manter com um plano dietário restrito, os investigadores descobriram que aqueles participantes que supervisionavam rigorosamente aquilo que eles comiam eram capazes de manter níveis bem mais elevados de auto-controlo na dieta deles.

Para pôr isto em prática na maneira como se relaciona com a produtividade, testa estas teorias ao usar um Gráfico de Responsabilidade para conseguires medir quanto é que estás mesmo a fazer durante as tuas sessões de trabalho.

Combina este gráfico com a tua rotina de trabalho e descanso sugerida em cima (90 minutos de trabalho intenso para 15 de descanso) para manter elevados níveis de energia e perceção ao longo do dia.

Exemplo de gráfico de responsabilidade (accountability chart)
Exemplo de gráfico de responsabilidade com dois blocos de tempo

De acordo com o investigador John Bargh, este tipo de auto-supervisão pode melhorar e muito a nossa produtividade porque é a melhor maneira de eliminar qualquer adivinha em relação ao tempo que pensamos que vamos levar a fazer uma coisa. Isto é basicamente um diário, onde apontamos o trabalho que fizemos em cada bloco de 90 minutos. Assim não existem falsas suposições em relação ao trabalho que fizemos.

3. Nunca faças duas coisas a meio-termo, faz uma só a meio-termo

Se és daqueles que tens a mania do multitasking ou de ser multi-tarefas, ou seja, fazeres muitas coisas ao mesmo tempo, fica sabendo que, de acordo com um estudo feito em 1999, a razão pela qual as pessoas pensam que fazer mais do que uma coisa ao mesmo tempo é bom é porque isso parece ser uma forma eficiente de trabalhar.

No entanto, existem provas e estudos que contrariam esta forma de pensar. Uma delas é da autoria do investigador Zhen Wang que demonstrou que em média, as pessoas multi-tarefas são menos provavéis de ser mais produtivas do que os seus colegas que se concentram numa única tarefa.

Apesar disto, os multi-tarefas tendem a sentir-se emocionalmente mais satisfeitos com o seu trabalho porque isto cria a ilusão de produtividade ao trabalhar em mais do que uma coisa ao mesmo tempo… mas acabar por não fazer nenhuma delas bem.

Outra investigação, desta vez por parte da Universidade de Stanford, estudou a produtividade dos multi-tarefas, e mediu a capacidade deles baseado em três fatores:

  1. Capacidade de filtrar informação desnecessária
  2. Capacidade de mudar entre tarefas
  3. Capacidade de manter uma elevada memória de trabalho

E o resultado foi que a malta que era multi-tarefa eram péssimos em todos os três fatores. De acordo com o investigador principal deste estudo, Clifford Nass:

Ficámos chocados. Na nossa amostra, as pessoas multi-tarefas eram terríveis em cada suposto aspeto de multi-tarefa.

Portanto em vez de abrires 10 tabs no teu browser e pensares que tens de fazer tudo, experimenta, desta vez, fazeres a tarefa mais importante da tua lista, agora, sem distrações.

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Um comentário sobre “Como ser mais produtivo em 2013

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