Scripts de email para poupares tempo

Chatbot phone

Atualizado: Outubro 2019


O email que é lido ou não lido afeta a produtividade no trabalho (e mesmo a nível pessoal). É difícil estar concentrado (a) nos teus objetivos a longo prazo enquanto os emails se acumulam, e sabes que, lá no fundo, que terás de lhe dar uma vista de olhos “um dia destes”.

Isto é mais verdade se estiveres num ambiente onde o que se espera de ti é que respondas aos emails de forma consistente enquanto fazes o resto do trabalho que te compete.

Podes passar o dia inteiro a responder às pessoas e não fazer nada das tuas coisas, ou fazer as tuas coisas e deixar os outros frustrados porque não receberam os teus emails.

Se estás nesta última categoria, a tentação é evitar comunicação posterior com estas pessoas quando estão aborrecidas contigo. No entanto, isto só tende a piorar a situação. Quando não falas sobre aquilo que é razoável ou não com os teus colegas ou clientes, não sabes o que se passa ou deixa de passar, eles sentem-se ignorados e chateados.

Felizmente existe uma terceira alternativa que pode reduzir o stree aumentar o entendimento entre todas as partes interessadas. Faz o seguinte, envia uma resposta logo ao início que te dá controlo sobre as tuas prioridades e define as expetativas para o teu dia de trabalho.

Se te encontrares na situação onde as tuas mensagens de email e níveis de stress aumentam de forma proporcional, podes usar estes scripts de email para responder de volta às pessoas e reinvindicares o teu tempo ao definires expetativas logo ao princípio.

Em muitos casos, projetos complexos desencadeiam uma cadeia de tarefas. A maioria dos colegas ou clientes prefereria ter avaliações realísticas e o tempo que algo vai demorar do que ser ignorado ou receber as coisas tarde.

Guarda estas respostas como emails de rascunho para que os possas aceder rapidamente e editar ao teu gosto para dares um toque pessoal ao teu jeito.

Quando precisas de mais tempo para escrever uma resposta detalhada:

Obrigado pela sua nota. Entrarei em contacto consigo em breve.

Quando precisas de mais tempo para tomar uma decisão:

Obrigado pelo seu email. Preciso de mais tempo para pensar na sua proposta e entrarei em contacto com uma decisão.

Quando te sentes mal por estares a enviar uma resposta atrasada:

Sei que já lá vai algum tempo desde que recebeu a minha nota, mas queria fazer um follow up com [aquilo que eu penso, a minha resposta, a informação que precisa].

Quando existem vários passos necessários para completar uma tarefa:

Acuso receção de que recebi o seu pedido. Contactei [Nome] acerca de [_____] e também fiz [_____]. Farei um follow up em [data] com um update sobre isto.

Quando não sabes se podes satisfazer um novo projeto:

Acuso receção do seu pedido. Preciso de confirmar outros compromissos e voltar a entrar em contacto consigo caso eu tenha capacidade de satisfazer isto agora.

… ou então.

Obrigado pela sua mensagem. Parece que tem aqui uma boa ideia, preciso falar isto com a minha equipa para perceber se temos capacidade de satisfazer este projeto.

Quando o teu patrão te pede para fazeres um projeto adicional sem te dar recursos adicionais

Obrigado por enviar a informação. Parece uma boa iniciativa. No entanto, se eu fizer [_____], entao [______] ficará atrasado. Sente-se confortável com essa prioritização ou gostaria que concentrasse os meus esforços de maneira diferente?

Quando precisas pedir uma extensão ao prazo:

Olá [nome],
Só o queria manter informado do estado do projeto [______]. Devido a [______], terei de entrar em contacto consigo [uns dias mais tarde do que inicialmente acordado OU então em ___]. Obrigado pela sua compreensão. Por favor avise-me se tiver questões.

Quando alguém te envia feedback do qual discordas com a qual não tens uma relação pessoal ou profissional:

Apaga o email ou então escreve isto.

Obrigado pelo seu feedback.

Quando alguém te envia feedback do qual discordas e com a qual tens uma relação pessoal ou profissional:

Obrigado pelo seu feedback. Agradeço e vou considerá-lo.

Quando alguém se quer encontrar contigo mais cedo do que aquilo que tens tempo para isso:

Já estou sobrelotado para esta semana. Mas estarei disponível em [data e hora] para nos encontrarmos. Poderá ser assim?

Quando não te sentes confortável a responder por email:

Obrigado pelo seu email. Poderemos conversar sobre isto. Está disponível para falarmos ao telefone nos próximos dias? Estou disponível em [data e hora].

Algum desses dias está bem para si? Se sim, por favor mencione o seu dia, hora e número de contacto preferido. Se não, por favor sugira outro dia e hora.


Ao teu sucesso,
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João Alexandre
Estratega Digital

Marketing Digital sem espinhas

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