Tempo é dinheiro: como fazer mais, com menos

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Atualizado: Outubro 2019


Tempo é dinheiro.

Esta expressão já é lugar-comum, e nunca foi tão verdade para empreendedores(as), consultores, freelancers e aqueles que estão empregados por conta própria. É importante gerir o tempo, o teu recurso mais valioso.

Conselhos para boa produtividade são bastante disseminados hoje em dia, só que por vezes é necessário perceber que a solução pode não estar apenas numa app mas sim no nosso comportamento enquanto seres humanos, para que consigamos perceber o porquê de não terminarmos as coisas atempadamente.

A maioria de nós são consultores, freelancers ou empreendedores(as). Somos responsáveis por nós próprios, e possivelmente por outros, e como tal apresento-te alguns métodos que podes aplicar na tua vida para fazeres as coisas ‘como deve de ser’.

Cria uma lista a Não-fazer

Não é tanto a questão daquilo que tens a fazer do que aquilo que não deves ou tens para fazer. Confuso? Não, eu explico.

Em vez de criares uma lista de “a-fazer”, deves criar uma lista de “não-fazer”, como forma de te lembrares do tipo de coisas em que normalmente te refugias para evitar o verdadeiro trabalho que tens de fazer para avançar enquanto profissional.

Podes criar esta lista ao colocares todo o tipo de atividades (ou distrações) que não contribuem diretamente para o teu benefício. Eis um exemplo:

  • NÃO vejas o email a toda hora
  • NÃO vás ao Facebook a menos que seja em trabalho
  • NÃO vás a sites do género Imgur.com no horário de trabalho
  • NÃO vás ao Google Analytics mais do que uma vez por dia
  • etc

Esta lista seria um exemplo meu. Tu tens de criar a tua própria lista. Não penses na lista, escreve-a. Ao colocares os itens no papel poderás estar a dar a ideia ao teu cérebro que te estás a comprometer. Lembra-te que não é só a questão de atividades distrativas (Facebook), mas também outras que a ti te parecem ‘trabalho’ mas não são (ver email de 5 em 5 minutos).

Faz tudo duma só assentada

O tipo de atividades que referi em cima, por vezes têm de ser feitas. Na minha atividade enquanto profissional, tenho uma série de páginas Facebook para gerir para clientes, portanto eu estou no Facebook em trabalho, apesar de ser fácil distrair-me nessa rede social.

Ainda assim, eu posso fazer com que a minha estadia no Facebook seja planeada. Posso dar a mim próprio 60 minutos para gerir tudo o que tenho a gerir naquela dia, e acabou, saio do Facebook e não mais lá volto. Estou a começar numa ponta e a acabar na outra. Estou a dedicar-me exclusivamente a uma atividade, o Facebook, que por sua vez envolve sub-atividades (gerir páginas), mas como faço tudo duma assentada (na medida do possível), posso pôr isso de lado e não me preocupar mais nesse dia.

Uma maneira em como “fazer por assentada” pode beneficiar a maioria das pessoas, é através do email. Passamos tanto tempo a ver email que é quase um disparate. Dedica-te ao email duma só assentada, ao usares 30 minutos a responder ou a escrever emails. Poderás ter de fazer mais assentadas por dia, e dependendo da tua atividade, isto poderá não ser possível (mas experimenta à mesma). Lembra-te que mudares a tua atenção entre tarefas diferentes dá cabo da tua concentração e da tua produtividade, mas ao fazeres as coisas duma assentada estás a dedicar o teu tempo, mais eficientemente, numa atividade que tem de ser feita.

Dedica-te apenas a uma coisa

O conceito de multi-tasking é giro, mas muitas vezes é um grande inimigo da produtividade.

Tentares fazer muitas coisas ao mesmo tempo vai garantir que faças nenhuma delas bem. Um estudo pela Univ. de Stanford mostra como a produtividade dos multi-tarefas é péssimo. Num outro estudo, o investigador prova em como os multi-tarefas sentem-se emocionalmente mais satisfeitos pelo seu trabalho, mas na prática são menos produtivos em relação àqueles que se concentraram em fazer uma coisa de cada vez.

Eis o que te aconselho a fazer.

  1. Planeia, ao deitar, o que vais fazer no dia seguinte
  2. Escreve uma lista de afazeres que seja possível de cumprir
  3. Dá cabo das tuas distrações.

Pensa no primeiro ponto: costumas perder tempo, de manhã, a pensar no que vais fazer? Esquece isso, porque é tempo perdido. Em vez disso, planeia fazeres, na noite anterior, 3 tarefas, para que no dia seguinte possas começar com toda a embalagem.

Para o segundo ponto, podes usar uma simples lista no papel, ou usares ferramentas como a Wunderlist, Teux Deux ou Now Do This para planeares a tua lista de forma a que não consigas ver o próximo item na lista (porque olhar para toda a lista pode-te desencorajar ou distrair).

No terceiro ponto, tens de eliminar quaisquer coisas que te possam distrair. Isto é particularmente importante se trabalhas online.

Aconselho-te a leres sobre a técnica do Pomodoro. Se gostares, podes usar o Focus Booster que facilita a utilização desse método no teu computador.

Se fores utilizador do browser Google Chrome, existem algumas extensões que também te poderão ajudar (se usares Firefox podes encontrar outras semelhantes).

Usa o gráfico da responsabilidade

Este é um gráfico que mencionei num artigo sobre produtividade, e que é útil para te manteres concentrado.

Cria duas colunas num papel ou no computador.

  • Coluna 1 tem o tempo de uma das tuas sessões
  • Coluna 2 tem as tarefas que fizeste nessa duração
Exemplo de gráfico de responsabilidade (accountability chart)
Exemplo de gráfico de responsabilidade com dois blocos de tempo

Apesar de eu poder usar blocos de 90 minutos (25 minutos de trabalho e 5 minutos de descanso), tu podes usar qualquer intervalo que seja comfortável para ti: talvez seja mais fácil para ti fazeres 60 minutos duma vez e só depois descansares um bocadinho. Experimenta para o teu caso.

Com este gráfico ficas mais responsável para contigo, pois não entras numa binge de uma hora a veres o 9gag, reddit ou o facebook, além de que se o fizeres, ao final do dia vais ficar envergonhado(a) com o que fizeste nesse dia.

Gestão da tua energia

Não tens que pedir aos deuses para teres mais energia, só a tens de gerir melhor. Lá por trabalhares mais horas do que outra pessoa, não quer dizer que estejas a ser produtivo(a).

Talvez já tenhas passado pela experiência de estares tão imerso, tão concentrado numa atividade que acabaste por ser bastante produtivo(a). Estavas com uma “energia empenhada”.

O Tony Schwartz, autor do Power of Full Engagement, diz o seguinte:

Não é apenas o número de horas que nos sentamos a uma secretária para determinar o valor que geramos. É a energia que trazemos para essas horas que trabalhamos.

A nossa capacidade em termos aquela “energia empenhada” é o que nos permite ser produtivos. Para ter energia, também temos de a ganhar, e isto é feito com pausas inteligentes. Ele afirma que sem gestão da nossa energia, estamos sujeitos a uma sabotagem interna, ao arrastarmo-nos pelo dia para que não paremos de trabalhar.

Scwhartz propõe que devemos planear as nossas pausas do trabalho para que possamos “dar o litro” durante as sessões de trabalho sem nos preocuparmos quando será a nossa pausa, se esta já tiver sido planeada para o final duma sessão de trabalho de 45 minutos.

Esta ideia é comprovada pelos ritmos ultradianos, de Peretz Lavie, que mostra como os nosso níveis de energia sobrem e descem ao longo do dia.

Os números significam minutos. 90/20 significa 90 minutos de trabalho e 20 minutos de descanso. Nota como isto é parecido com a técnica do Pomodoro, apesar de ser em maior escala (Pomodoro é 25 minutos a trabalhar, 5 a descansar).

ritmo ultradiano com pausas
Ritmo ultradiano – o tempo de atividade e as pausas

Ao planeares as tuas pausas ao longo do dia, vais fazer com que te empenhes a tua energia em blocos de tempo sabendo que irás ter uma pausa (a recompensa) para recarregares baterias. Poderás até aproveitar uma das pausas para fazer uma pequena sesta, mas vê lá não te deixes dormir.

Cria rituais

Não tens de te tornar bruxa ou um feiticeiro das trevas. A palavra rituais apenas significa “hábitos”.

De acordo com uma investigação levada a cabo pela Scientific American, os rituais são mais racionais do que parecem, porque ao nos habituarmos a fazer certas coisas com frequência, estamos a melhorar a nossa atenção e desempenho através de coisas que fazemos de forma familiar e habitual, aumentanto a nossa confiança e estabilidade emocional.

Os rituais criam desta forma mecanismos contextuais que ajudam a guiar o nosso comportamento. Por exemplo, um dos conselhos que se dá a pessoas que não conseguem dormir bem, é nunca usar a cama que não seja para dormir (nada de ler em cima da cama). Só quando estiveres preparado(a) para dormir é que deves ir para a cama. Isto ajuda o teu cérebro a criar uma resposta automática devido à familiaridade do evento, isto é, do ritual. Faz lembrar a experiência dos cães de Pavlov, onde certos estímulos no ambiente em redor poderão desencadear certas atitudes ou comportamentos.

Cria rituais/hábitos para partes importantes do teu dia, como por exemplo de manhã, ou à tarde, perto do lanche, ou outras alturas, experimenta.

Trabalhas por conta própria? Ou estás empregado(a)? Quais são algumas das tuas dicas preferidas para te manteres produtivo(a) e concentrada durante o horário de trabalho? Escreve um comentário em baixo.

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João Alexandre
Estratega Digital

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